Resolución mediante la cual se acuerda la conformación de una Comisión para la constitución y funcionamiento del Archivo General de la Defensa Pública

 
CONTENIDO

La Defensora Pública General, Dra. CARMEN MARISELA CASTRO GILLY, titular de la cédula de identidad Nº V-4.823.800, designada mediante Decreto Constituyente, de fecha 08 de enero de 2019, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 41.559, de la misma fecha, con fundamento en lo dispuesto en el artículo 3, 151 y 152 de la Ley Orgánica de la Defensa Pública y en ejercicio de sus atribuciones, establecidas en el artículo 14, numerales 1 y 12 ejusdem, en concordancia con lo establecido en los artículos 144, 145 y 146 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública, y los artículos 1 y 9 de la Ley de Archivos Nacionales.

CONSIDERANDO

Que la Defensa Pública es un órgano constitucional del Sistema de Justicia con plena autonomía funcional, financiera y administrativa, única e indivisible, bajo la dirección y responsabilidad del Defensor Público General o Defensora Pública General.

CONSIDERANDO

Que es competencia de la Defensora Pública General, como máxima autoridad de este Órgano Constitucional, ejercer la dirección y supervisión de la Defensa Pública.

CONSIDERANDO

Que de conformidad con lo establecido en la vigente Ley de Archivos Nacionales, se declara de utilidad pública la guarda, conservación y estudio de los documentos y archivos históricos de la República.

CONSIDERANDO

Que de conformidad con lo establecido en el vigente del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública, en cada ente de la Administración Pública habrá un órgano de archivo con la finalidad de custodiar, organizar, conservar, valorar, seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos intermedios o al Archivo General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas y demás publicaciones que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, siempre que sean pertenecientes al Estado o aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público.

CONSIDERANDO

Que la vigente Ley de Reforma de Ley Orgánica de la Defensa Pública, establece la existencia de un archivo que debe ser privado y reservado para el servicio Oficial, a excepción de lo previsto en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, esta Ley y su Reglamento.

CONSIDERANDO

Que en la actualidad la documentación histórica de la Defensa Pública como institución de carácter público, se encuentra dispersa en sus distintas dependencias a nivel nacional, sin que existan parámetros definidos que rijan su conservación o desincorporación.

CONSIDERANDO

Que resulta indispensable optimizar la organización y supervisión de las actividades archivológicas de la Defensa Pública, así como la sistematización y clasificación de documentos que reposan en las unidades de archivos, dado el volumen de documentos acumulados desde la creación de la Defensa Pública.

CONSIDERANDO

Que en virtud de dicha situación, la Defensa Pública requiere establecer normas que regulen las formalidades, requisitos y procedimientos relacionados con la desincorporación de expedientes, la conformación de un archivo muerto y el tiempo y forma necesarios para proceder a la destrucción de los mismos.

CONSIDERANDO

Que tales formalidades, requisitos y procedimientos coadyuvarían en mantener de manera ordenada y accesible la información que se envían en cajas de archivo muerto para resguardo y custodia, así como, la optimización el espacio y el funcionamiento eficaz y eficiente de esta Institución.

RESUELVE

PRIMERO: Acordar la conformación de una Comisión para la constitución y funcionamiento del Archivo General de la Defensa Pública, la cual tendrá como objeto establecer los lineamientos, directrices y parámetros de creación y posterior funcionamiento del Archivo General de la Defensa Pública, así como, la adopción de medidas inmediatas que aseguran una adecuada clasificación, resguardo o desincorporación de documentos que reposan en diversas dependencias de la institución.

SEGUNDO: La Comisión para la constitución y funcionamiento de! Archivo General de la Defensa Pública, estará conformada de la siguiente manera:

  1. Un representante de la Dirección del Despacho de la Defensora Pública General.

  2. Un representante de la Coordinación General

  3. Un representante de la Dirección Nacional de Consultoría Jurídica.

  4. Un representante de la Dirección Nacional de Planificación, Presupuesto y Desarrollo Institucional.

    Un representante de la Unidad de Auditoría Interna.

  5. Un Licenciado en Archivología.

    TERCERO: La Comisión para la constitución y funcionamiento del Archivo General de la Defensa Pública, deberá presentar a la máxima autoridad, un Proyecto de creación del Archivo Central como unidad administrativa y su Reglamento para el funcionamiento del Archivo Genera! de la Defensa Pública. En tal sentido, con dicha finalidad y mientras la referida unidad administrativa es finalmente activada, la supraindicada comisión tendrá las siguientes atribuciones y podrá tomar las medidas que se identifican a continuación:

  6. Regular, supervisar y dictaminar lo concerniente a la creación del Archivo General de la Defensa Pública.

  7. Requerir ante las diferentes Direcciones y unidades de la Defensa Pública, la información sobre los documentos que reposan en los espacios destinados como archivo, a fin de determinar la naturaleza de los mismos como punto de partida del funcionamiento del Archivo General de la Defensa Pública.

  8. Revisar la normativa institucional que en la actualidad, regula los procedimientos de destrucción de documentos de las diferentes dependencias, conformando el archivo muerto, procurando con ello la unificación normativa y

    elaboración de proyecto del Reglamento Interno que será dictado con el objeto de cumplir con todas las Formalidades, Requisitos y Procedimientos para la Desincorporación y Destrucción de Expedientes del Archivo Muerto de la Defensa Pública.

  9. Elaborar la propuesta de Reglamento Interno sobre las Formalidades, Requisitos y Procedimientos para la Desincorporación y Destrucción de Expedientes del Archivo Muerto de la Defensa Pública, ello con el propósito de establecer el trámite provisional o definitivo para clasificar, evaluar temporalidad de resguardo, conservación y/o eliminación in situ de los documentos que reposan en las diferentes dependencias de la Defensa Pública y que conforman el patrimonio documental histórico de éste órgano constitucional.

  10. Evaluar lo concerniente a la posibilidad de realización de jornadas de reciclaje de documentos, en aquellos casos que proceda la destrucción de los mismos; ello con el propósito de contribuir con las campañas de concientización sobre el reciclaje de papel.

  11. Cualquier otra que se estime pertinente para el cumplimiento de sus fines.

    CUARTO: La Comisión para la constitución y funcionamiento del Archivo General de la Defensa Pública, tendrá una duración máxima de seis (06) meses, contados a partir de la publicación del presente acto administrativo en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.

    QUINTO: Publicar el texto íntegro de la presente Resolución en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.

    Dada, firmada y sellada en el Despacho de la Defensora Pública General, en la ciudad de Caracas.