Resolución mediante la cual se dictan las Normas y Procedimientos que Regulan el Funcionamiento y Administración de las Cantinas Militares
El Ministro del Poder Popular para la Defensa, GENERAL EN JEFE VLADIMIR PADRINO LÓPEZ, nombrado mediante Decreto N° 1.346 de fecha 24 de octubre de 2014, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 40.526 de fecha 24 de octubre de 2014, actuando en ejercicio de la atribución que le confiere el artículo 16 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 78 numerales 1, 2, 12 y 19 del Decreto N° 1.424 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública de fecha 17 de noviembre de 2014 y los artículos 24 y 25 numerales 4, 6, 17 y 20 del Decreto N° 1.439 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Extraordinaria N° 6.156 de fecha 19 de noviembre de 2014, habida consideración del punto de Cuenta N° 0018 de fecha 15 de octubre de 2018, presentado por el Mayor General RODRIGO EDSON GUERRERO CONTRERAS, Contralor General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana,
RESUELVE
ÚNICO: Dictar las siguientes:
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE REGULAN EL FUNCIONAMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE LAS CANTINAS MILITARES.
Del objeto
Del ámbito de aplicación
De tas definiciones
Cantina Militar: Establecimiento que forma parte de una Unidad o Dependencia Militar, donde se expenden productos de uso y consumo diario, artículos de primera necesidad, alimentos y bebidas, en las condiciones económicas más ventajosas.
Conciliación: Proceso que tiene por objeto la comparación y comprobación de los datos contables de la cantina militar y hacerlas coincidir con los datos que posee el banco sobre los ingresos y gastos.
Libros Auxiliares de Contabilidad: Documentos que contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte.
Libro Diario: Contiene en los débitos y créditos de las cuentas, el registro detallado cronológico y preciso de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de contabilidad, una forma útil para anotar las operaciones del día a día.
Libro de Inventario: Es el libro que contiene registrados los bienes, tanto muebles como inmuebles, activos, créditos y pasivos, donde se refleja el patrimonio de la Cantina Militar para su funcionamiento y desarrollo. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas durante el ejercicio económico.
Libro Mayor: Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos, débitos y créditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del libro diario y el saldo final del mismo mes.
Rendición: La rendición de cuenta es la obligación de toda persona que maneja, administra o custodia bienes, fondos o recursos para demostrar formal y materialmente la correcta administración del patrimonio, en aras de fortalecer la gestión administrativa y así lograr la transparencia, el logro de los objetivos y el buen funcionamiento de las dependencias.
De la finalidad de las cantinas militares
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La adquisición de productos de uso y consumo diario, alimentos y bebidas, así como la mayor variedad de artículos necesarios a un mínimo costo para cubrir las expectativas de bienestar a los usuarios.
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Destinar sus utilidades de forma directa y vinculante a la conservación, mantenimiento y mejoramiento de la Unidad o Dependencia Militar donde funcione, en beneficio del personal militar y no militar, incluyendo actividades deportivas, esparcimiento y recreación.
De la autorización para apertura
La Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa o del Comando General según el caso, son los encargados de elevar ante el Ministro del Poder Popular para la Defensa la solicitud de autorización para la apertura de una Cantina Militar, reinicio o cierre de la misma, debiendo indicar en la solicitud, la Unidad o Dependencia Militar donde será abierta, las dimensiones del espacio físico, la previsión de partidas y asignaciones presupuestarias y anexar el proyecto de resolución de creación del ente, todo con el fin de dar cumplimiento al Decreto con rango, valor y fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública; una vez autorizado, se notificará a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana para la vigilancia, control y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos del ente adscrito al Sector Defensa.
Del patrimonio
Del acta de apertura
El acta debe estar disponible para la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana o para cualquier otro órgano de control.
La Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa es la encargada de llevar el Registro de las Cantinas Militares abiertas, reabiertas o cerradas.
Los Comandos Generales remitirán a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, la información de la apertura, reapertura o cierre de las Cantinas Militares en sus Unidades o Dependencias, con la finalidad de llevar un registro completo de las Cantinas en funcionamiento.
De la denominación
CAPÍTULO III.
De la Organización y Funcionamiento de la Junta Administradora, del Director, del Supervisor, del Administrador y del Cantinero
De la junta administradora
Un (01) Director.
Un (01) Supervisor.
Un (01) Administrador.
De la responsabilidad solidaria
De! director
Cuando la Cantina Militar funcione en un cuartel o instalación donde existan más de dos (02) Unidades, el Director de la Junta Administradora deberá ser el Oficial de mayor graduación.
De las funciones de! director
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Hacer cumplir las presentes Normas.
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Velar por la sinceridad, exactitud, realidad, transparencia y probidad puesta de manifiesto en toda la información suministrada para elaborar las Rendiciones de Cuenta, el Balance General y los Estados Financieros de la Cantina Militar.
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Designar al Administrador, previa consulta con la Dirección de Personal del Comando General al cual pertenezca, tomando en consideración además de la experiencia y aptitud para el desempeño del cargo, los profesionales militares que tengan conocimientos de contabilidad.
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En caso de ausencia del Administrador, nombrar su respectivo suplente dentro de un lapso no mayor de treinta (30) días.
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Establecer el horario de la Cantina Militar de acuerdo con las necesidades del servicio, el cual será publicado en un sitio visible a la entrada de la
-
Publicar en la Orden del Día de la Unidad o Dependencia, los nombramientos del Supervisor, del Administrador y del Cantinero, así como del suplente cuando la situación lo requiera.
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Verificar y conformar la documentación de la Rendición de Cuenta y de los Estados Financieros de la Cantina Militar y proceder de acuerdo a lo previsto en las presentes Normas.
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Velar por la publicación de los precios de la mercancía de la Cantina Militar y que estos sean precios accesibles, siempre ajustados a la normativa legal vigente.
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Aprobar la adquisición de material de oficina que se requiera para la administración de la Cantina Militar, el cual será reflejado como Gastos Administrativos.
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Notificar a la Oficina de Gestión Administrativa o Comando General según sea el caso, todas las actuaciones y procedimientos sobre el funcionamiento de la Cantina Militar previstas en las presentes normas.
Del supervisor
De i as funciones dei supervisor
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Inspeccionar y vigilar el funcionamiento de la Cantina Militar y las actividades que de ella deriven.
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Verificar el cabal cumplimiento de sus objetivos y del contenido de esta Norma, debiendo reportar por escrito al Director las deficiencias que observe.
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Designar con el Administrador, al cantinero o cantineros.
-
Coordinar con el Administrador la posible concesión de venta a plazos para beneficiar al personal de cadetes, alumnos o tropa alistada de la Unidad, atendiendo lo establecido en el
de estas Normas.
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Verificar y comprobar que todas las ventas a plazo concedidas al personal sean canceladas oportunamente antes del licenciamiento, graduaciones o transferencias a otras Unidades.
-
Supervisar la elaboración, firma y remisión a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa o Comandos Generales según sea el caso, de todos los formatos contables que constituyen los anexos de las presentes normas.
Del administrador
Artículo l5. El Administrador será un Oficial o Tropa Profesional orgánico de la Unidad o Dependencia, a partir del grado de Teniente o Sargento Primero o sus equivalentes en la Armada Bolivariana, quien responderá ante el Director de la Junta Administradora por la Administración de la Cantina Militar. Será designado por el Director, de acuerdo a lo previsto en el literal c) del
de las presentes Normas.
El tiempo máximo de desempeño como Administrador de la Cantina Militar es de dos (02) años, pudiendo ser prorrogable solo por un (01) año a solicitud del Director de la Junta Administradora, oída la opinión de la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa.
De las faltas dei administrador
Si la ausencia del Administrador excede del lapso de sesenta (60) días, se solicitará a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana la Auditoria correspondiente para determinar la situación financiera de la Cantina Militar y el suplente designado de conformidad con lo previsto en el literal d) del.
de las presentes Normas, una vez notificada la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, asumirá la Administración de la Cantina Militar hasta por un lapso máximo de dos (02) años.
En caso de falta absoluta del Administrador de la Cantina Militar, el Director de la Junta Administradora lo notificará a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa a través de su Comando General y solicitará en la misma fecha a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana la Auditoria correspondiente, para determinar la situación financiera de la Cantina Militar y simultáneamente, iniciar los trámites para la designación del nuevo Administrador.
De las funciones dei administrador
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Dar estricto cumplimiento al contenido de las presentes Normas.
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Elaborar, conformar y suscribir todos los formatos contables anexos a las presentes Normas.
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Mantener informado al Director de la Junta Administradora de todo lo relacionado a la administración de la Cantina Militar.
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Controlar diariamente las actividades del cantinero.
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Velar por el debido mantenimiento y conservación de la infraestructura, bienes muebles y enseres de la Cantina Militar.
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Elaborar previa consulta con el Director y el Supervisor, la lista de precios de los artículos que se expendan en la Cantina Militar, guiándose por el Anexo CM 1, la misma será actualizada periódicamente y colocada en un sitio visible.
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Designar con el Supervisor al Cantinero o Cantineros, previa aprobación del Director.
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Llevarlos archivos correspondientes a la Administración de la Cantina Militar.
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Cumplir con la formalidad legalmente establecida de publicar en el local, los certificados de salud, higiene y manipulación de alimentos de los cantineros.
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Mantener actualizado el inventario físico de mercancías.
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Responder por los activos de la Cantina Militar bajo su custodia.
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Velar por la documentación que soporta el estado financiero de la Cantina Militar.
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Coordinar con el Supervisor la concesión de créditos al personal de Cadetes, Alumnos y Tropa Alistada de la Unidad, atendiendo lo establecido en el artículo 20 de las presentes Normas.
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Llevar y responder por los Libros de contabilidad de la Cantina Militar conjuntamente con el Supervisor y Director.
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Velar por el abastecimiento de la Cantina Militar.
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Las demás que se derivan de la naturaleza misma de su gestión.
De los cantineros
El cantinero debe tener vigente los certificados y documentos conforme a la normativa que rige en materia de Salud para la manipulación de alimentos.
De las funciones de los cantineros
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Responder ante el Administrador de la Cantina Militar por los activos bajo su custodia.
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Cumplir con el horario establecido para el funcionamiento de la Cantina Militar y atender las ventas diarias.
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Mantener informado al Administrador sobre el inventario de la mercancía.
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Informar al supervisor de todas las irregularidades que ocurran en la administración y funcionamiento de la Cantina Militar.
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Mantener un trato respetuoso, agradable, sociable y de camaradería con el público.
-
Sugerir al Administrador la adquisición de mercancías y cooperar con la actualización del inventario de mercancías.CAPÍTULO IV
De la Administración y Contabilidad de la Cantina Militar
De la mercancía en consignación
Podrá recibir mercancía en consignación por un tiempo máximo de noventa (90) días continuos, previa autorización del Director de la Junta Administradora, debiéndose informar a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa y dejando constancia de la identificación de los bienes recibidos mediante Acta.
Del control de compras
Cuando se trate de compras de activos fijos se requerirá la aprobación de la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, anexando tres (03) cotizaciones de Casas Comerciales e indicando la procedencia de los recursos financieros para la referida adquisición.
Para la desincorporación de mobiliario de la Cantina Militar (activo fijo), debe solicitarse la autorización correspondiente a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa a cargo de Bienes Muebles con una exposición de motivos que sustente dicha solicitud.
Para su aprobación se requerirá una inspección in situ, efectuada por un auditor de dicha Oficina, quien levantará un acta y el resultado se anexará a la solicitud de autorización para la desincorporación, debiendo notificar a la Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana al respecto y proceder de acuerdo al Decreto con rango, valor y fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos.
Del mantenimiento o reparaciones
De la venta a plazos
guando í fuese posible recuperar la venta a plazos en un tiempo máximo Nutres (O meses, serán registradas y cargadas a las cuentas por cobrar del Director (40%); el Administrador (40%) y del Supervisor (20%)
De la prohibición de préstamos
Del depósito de excedentes
Para la apertura de la cuenta, el Director de la Junta Administradora solicitará autorización a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa.
De las modalidades de pago
Del estipendio dei cantinero
De la facturación
En las adquisiciones se estampará un sello en la factura o nota de entrega donde se especificará la fecha de recepción, grado, nombres y apellidos, cédula de identidad y firma tanto del receptor como del consignatario.
De los libros
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Libero Diario y Libro de Inventarío habilitados con el sello de la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para a Defensa.
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Libro Mayor habilitado por el Director de la Junta Administradora de la Cantina Militar, impreso en hojas blancas foliadas y selladas por la Unidad o Dependencia.
Libros Auxiliares:
-
Libro de Caja Diario, de Control de Pagos y Conciliación Bancaria,
habilitados por el Director de la Junta Administradora de la Cantina Militar.
De los estados financieros
De la rendición de cuenta
Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa u Órgano de Control Fiscal.
Los Comandos Generales y otros Comandos Superiores que tengan adscritas unidades con servicio de Cantina Militar, podrán asumir los controles que consideren convenientes para efectos de revisión y verificación, sin interferir ni contradecir a lo contemplado en la presente Norma y sin perjuicio de las atribuciones que, sobre control externos ejercen los órganos de la función contralora.
La Rendición de Cuenta debe ser presentada y firmada por la Junta Administradora y llevará impreso el sello húmedo de la Unidad.
Los resultados de las operaciones de la Cantina Militar se elaborarán trimestralmente y se demostrarán por medio de las rendiciones de cuenta y los estados financieros.
De la presentación dei expediente
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Lista de los
Artículos expedidos por la Cantina Militar, guiándose por la forma CM 1.
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Movimientos contables, mensual guiándose por la forma CM 3.
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Balance de comprobación, mensual guiándose por la forma CM 4.
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Original de los estados de cuenta bancarios, mensual.
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Conciliación Bancaria mensual.
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Estado de ganancias y pérdidas del trimestre por la forma CM 5.
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Origínales de las facturas de compra
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Originales de los recibos de pago.
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Copias de los cheques emitidos.
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Balance General por la forma CM 7.
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Inventario físico de muebles y enseres.
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Relación de cuentas y efectos por pagar.
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Relación de cuentas y efectos por cobrar.
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Hoja de caja Diario por la forma CM 2.
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Asiento del cierre por la forma CM 6.
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Inventario de Mercancía por la forma CM 8.
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Conciliación Bancaria de la Cuenta N° por la forma CM 9.
Los recaudos que conforman la Rendición de Cuenta deben caracterizarse por un óptimo estado de presentación, sin enmendaduras, ni tachaduras, legibles y ordenados cronológicamente. Asimismo, las copias también deben ser legibles con todas las firmas de la Junta Administradora y sello húmedo.
Cuando surjan períodos de inactividad en las operaciones de la Cantina Militar durante el trimestre, tal situación debe indicarse en la Hoja de Caja Diaria.
De la remisión de estados financieros
Igualmente, debe remitirse los Estados Financieros de la Cantina Militar a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, por motivo de cambio de Junta Administradora.
De la presentación dei expediente
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Nombre de la Cantina Militar y su ubicación.
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Fecha a la que se presenta la información.
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Los movimientos contables.
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Asientos contables.
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El Balance de Comprobación.
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El Estado de resultados.
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Balance General.
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El Inventario de Mercancía.
Los comprobantes de los Estados Financieros deben ser firmados por la Junta Administradora, asimismo deben llevar impreso el sello húmedo de la Unidad. (Ver ejemplos en las formas CM 1, CM 2, CM 3, CM 4, CM 5, CM 6, CM 7, CM 8 y Cl%)
Cuando surjan cortos periodos de inactividad en las operaciones de la Cantina Militar durante un trimestre, se debe indicar en la comunicación que será dirigida a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, anexando los Estados Financieros.
Del Contador de la Cantina Militar
Del inventario
de esta Norma. Las disminuciones del inventario por deterioro o vencimiento serán consideradas pérdidas imputables a la administración y se ajustarán por ganancias y pérdidas, debiendo levantarse un Acta donde conste el hecho, suscrita por los actuantes. Asimismo, se procederá según lo establecido en el.
de esta Norma.CAPÍTULO V.
De las Utilidades, Pérdidas y Cierre de las Cantina Militares
De la utilidad bruta
Los gastos de operaciones que tenga la Cantina Militar no podrán excederse del cincuenta por ciento (50%) del monto de la misma.
De i a distribución
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Reserva Bienestar Social 50%.
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Reserva de Funcionamiento 20%.
-
Incremento de Capital 30%.
Del uso de la reserva
-
El cincuenta por ciento (50%) del monto de la Reserva de Bienestar y debe permanecer en la cuenta de banco que haya sido aperturada a favor de la Cantina Militar, y solo podrá destinarse el treinta por ciento (30%) de la Reserva de Bienestar Social en ayudas del personal, aniversario y premios, dejando constancia del recurso empleado.
-
La Reserva de Funcionamiento debe ser destinada únicamente para cubrir Gastos Operacionales de Administración como: mantenimiento, funcionamiento o reparación de instalaciones, equipos, enseres y gastos diversos.
La Junta Administradora debe solicitar a la Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, por lo menos con quince (15) días continuos de anticipación, autorización para hacer uso de las utilidades netas de la Cantina Militar, distintas a lo establecido en este Capítulo y que obedezcan a casos especiales debidamente justificados, debiendo obtener respuesta de su solicitud en un lapso no mayor de cinco (05) días continuos. En caso de no recibir respuesta en el lapso establecido, la Junta Administradora de la Cantina Militar asumirá negada la solicitud.
De la pérdida bruta
Pérdidas Brutas en Operaciones o Utilidades Brutas Dejadas de Percibir:
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Director 40%
-
Supervisor 20%
-
Administrador 40%
De las pérdidas por circunstancias fortuitas
Se consideran pérdidas por circunstancias fortuitas o fuerza mayor aquellas que surjan como producto de fenómenos naturales o que escapen de su control y no sean producto de su culpa o negligencia, tales como: inundaciones, huracanes, terremotos, maremotos e incendios no provocados, guerras, operaciones de guerrilla, insurrecciones o cualquier otra alteración del orden público, fenómenos naturales, explosiones, accidentes graves, epidemias o restricciones sanitarias.
Del cierre definitivo
% El cierre definitivo de la Cantina Militar lo autoriza la Oficina fe Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, previa solicitud razonada por parte de la Unidad, indicando las causas así como, el destino que se le dará a la mercancía en existencia, enseres, bienes muebles, archivos y fondos generados a la fecha, para lo cual presentará un expediente debidamente firmado, sellado, foliado con la documentación respectiva.
Del cierre temporal
De la Notificación a la Contraloría, Cambio de Administración, Designación de Funcionario Auditor, Control Fiscal, Remisión Trimestral de Relación Contable, Remisión del Plan Anual de Trabajo al Cierre del Ejercicio Económico
De la notificación a la contraloría
Del cambio de administración
Los libros, rendiciones y reportes deben estar actualizados y no deben existir cuentas por cobrar o cuentas por pagar al momento de la entrega del cargo.
De la designación dei funcionario auditor
Del control fiscal
Así mismo fiscalizara las Cantinas militares cuando la ocasión lo amerite.
La apertura o reapertura de Cantina Militar debe ser notificada a la Contrataría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana y Oficina de Gestión Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, debiendo remitirse copia del Acta de Apertura a fin que el órgano contralor tenga conocimiento sobre la procedencia de los recursos, la fecha de apertura y las autoridades firmantes.
De la relación contable trimestral
Del plan anual de trabajo
Excepción de Supervisión, Formalidades del Archivo, Archivo Permanente, Prohibición de Cesión, Prohibición de Formatos, Adiestramiento y Anexos
De la excepción de supervisión
Se exceptúan las Cantinas Militares pertenecientes a las Universidades Militares, cuya supervisión será a través de la Oficina de Gestión Administrativa de la Universidad Militar Bolivariana, sin menoscabo de las funciones de control previo, posterior o concomitante propio de la Contrataría General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana cuando este órgano de control fiscal lo considere pertinente.
De las formalidades del archivo
La documentación sobre Rendiciones de Cuentas de las Cantinas Militares deben ser archivadas de manera organizada, útil, confiable y oportuna por el lapso de cinco (05) años por la Oficina de Gestión Administradora del Ministerio del Poder Popular para la Defensa y Comandos Generales según el caso, aun cuando de la Auditoría practicada resulte conforme al examen y calificación dada por el órgano de control fiscal.
Del archivo permanente
La documentación de las Cantinas Militares relacionada con la rendición de cuentas debe ser recopilada en un archivo por un lapso de cinco (05) años, aun cuando, de acuerdo con el examen y calificación del órgano contralor hayan sido consideradas conformes.
De la prohibición de cesión
De la prohibición de formatos
Del adiestramiento
De los anexos
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FORMA CM 1: Lista de Artículos Expendidos por la Cantina Militar.
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FORMA CM 2: Hoja de Caja Diaria.
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FORMA CM 3: Asientos Contables.
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FORMA CM 4: Balances de Comprobación.
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FORMA CM 5: Estado de Ganancias y Pérdidas Consolidado.
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FORMA CM 6: Asiento de Cierre.
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FORMA CM 7: Balance General.
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FORMA CM 8: Inventario de Mercancía.
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FORMA CM 9: Conciliación Bancaria.
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Recibo de Pago.
FORMA A
Asientos Contables a Efectuar en Caso de Ocurrir Pérdidas
ÚNICA: Se deroga el Reglamento denominado REGLAMENTO DE CANTINAS MILITARES contenido en la Resolución N° DG 11536 de fecha 16 de mayo del año 2001, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 37. 430 de fecha 25 de abril 2002.
PRIMERA: Lo no previsto en las presentes normas será resuelto por el Ministro del Poder Popular para la Defensa, previa opinión de la Contraloría General de Fuerza Armada Nacional Bolivariana.
SEGUNDA: Las presentes normas entrarán en vigencia el 1º de enero del 2019 una vez suscrita por el Titular del Despacho y serán publicadas en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.
