Resolución mediante la cual se establecen las “Normas para la Administración y Mitigación de los Riesgos de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, aplicables a las Oicinas de Riesgo y Notarías Públicas del País”

El Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), a fin de dar fiel cumplimiento y aplicación a las normas preventivas y de control de legitimación de capitales, financiamiento al terrorismo y demás delitos de delincuencia organizada, deberá diseñar e implementar un Sistema Integral de Administración de Riesgo de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo (SIAR LC/FT), en los términos exigidos en esta Resolución, englobando medidas de control orientadas a prevenir que los actos o negocios jurídicos que se protocolicen o autentiquen ante los Sujetos Obligados, sean utilizados como instrumentos para legitimar capitales o financiar el terrorismo.

Alcance del SIAR LC/FT

Se sensibilizará, capacitará, e involucrará a todos los funcionarios, funcionadas, empleados, empleadas, trabajadores y trabajadoras en general, que laboren en el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), quienes deberán estar instruidos y concientizados en la prevención de los delitos de legitimación de capitales y financiamiento a! terrorismo.

Estructura del SIAR LC/FT

1. El o la titular del órgano de dependencia jerárquica del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN)

2. El Director o Directora General del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN)

3. El o la titular de la dependencia del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), con funciones de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo.

4. El Coordinador o Coordinadora de Prevención.

5. El Coordinador o Coordinadora de Control y Fiscalización.

6. Los Registradores, Registradoras, Notarios Públicos y Notarías Públicas.

Atribuciones del titular del órgano de dependencia jerárquica

1. Aprobar las políticas, estrategias y planes referentes a la materia de Administración de Riesgo de Legitimación de Capitales y el Financiamiento al Terrorismo, en las Oficinas de Registros y Notarías Públicas, presentadas por el Director o Directora General del Servicio Autónomo de Registros y Notarías, que comprendan los siguientes aspectos:

   1. Procedimientos y controles internos, eficientes y eficaces que aseguren un alto nivel de rendimiento, de ética y moral por parte de los funcionarios, funcionarias, empleados, empleadas, trabajadores y trabajadoras adscritos al Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN)

   2. Programas continuos de capacitación a los funcionarios, funcionarias, empleados, empleadas, trabajadores y trabajadoras en materia de Administración de Riesgo de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo.

   3. Mecanismos eficientes y eficaces de supervisión y control de sistemas y actividades.

2. Designar al Director o Directora de Prevención, Control, y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo.

3. Cumplir con las demás atribuciones que le sean conferidas por las normas que rigen la materia.

   Responsabilidades del Director o Directora General del Servicio Autónomo de Registros y Notarías SAREN

1. Proporcionar la infraestructura organizativa y funcional que permita el desarrollo de todas las actividades preventivas y de control en materia de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.

2. Proponer una partida presupuestaria idónea a objeto de garantizar la eficacia del Sistema Integral de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo (SIAR LC/FT) del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN)

3. Supervisar y controlar el cumplimiento de las obligaciones asignadas al Director o Directora de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo.

4. Recibir y analizar los informes elaborados por el Director o Directora de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, considerando las decisiones y las acciones correctivas, en caso que le sean planteadas deficiencias o debilidades.

5. Presentar al órgano de dependencia jerárquica del Servicio Autónomo de Registros y Notarías, el Plan Operativo Anual de prevención, control y fiscalización de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.

6. Aprobar las designaciones del Coordinador o Coordinadora de Prevención y del Coordinador o Coordinadora de Control y

   Fiscalización, propuestos por el titular de la dependencia con funciones de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo.

7. Presentar al titular del órgano de dependencia jerárquica del Servicio Autónomo de Registros y Notarías, un informe semestral de la gestión del titular de la dependencia con funciones en materia de prevención, control y fiscalización de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.

   Obligaciones y atribuciones de la dependencia de prevención, control y fiscalización

1. Planificar y ejecutar las funciones de prevención, control y fiscalización de las oficinas de Registros y Notarías, a nivel nacional.

2. Establecer normativas a través de la implementación de los manuales de normas y procedimientos referente a la prevención, control y fiscalización de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, conjuntamente con la Oficina de Planificación,

   Presupuesto, Organización y Sistemas.

3. Elaborar informes concernientes a la prevención de los delitos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, para notificar a las autoridades competentes.

4. Establecer enlace permanente con las autoridades competentes en materia de prevención y control de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo y demás delitos de delincuencia organizada.

5. Establecer mecanismos de intercambio de información con entes y organismos concernientes a la prevención de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.

6. Elaborar y controlar los planes de capacitación referentes a la materia de prevención y control de legitimación de capitales y el financiamiento al terrorismo.

7. Elaborar informes sobre posibles tipologías que los grupos de delincuencia organizada puedan implementar para legitimar capitales y financiar al terrorismo a través de los servicios que prestan las Oficinas Regístrales y Notariales a nivel nacional.

8. Mantener actualizado el sistema estadístico sobre los informes mensuales remitidos por los Responsables de Cumplimiento.

9. Implementar sistemas de supervisión que permitan realizar un seguimiento continuo, para detectar tendencias de los usuarios, a! momento de efectuar actos o negocios jurídicos, ante las oficinas regístrales y notariales.

10. Implementar métodos de evaluación, dirigidos a velar la observancia del ordenamiento jurídico, así como, de las normativas internas para la prevención, control y fiscalización de los delitos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo que deben obedecer los

    Responsables de Cumplimiento, y los demás funcionarios, funcionarias, empleados, empleadas, trabajadores y trabajadoras del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN)

11. Supervisar a los Sujetos Obligados, sobre el cumplimiento de las normas de prevención en materia de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, mediante inspecciones in situ y extra situ a las oficinas regístrales y notariales.

12. Diseñar instrumentos de información, referentes a la prevención y control de legitimación de capitales y financiamiento del terrorismo.

13. Presentar a la Dirección General del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), un informe semestral de la gestión de la dependencia con funciones de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales.

14. Presentar a la Unidad Nacional de Inteligencia Financiera (UNIF) los Reportes de Actividades Sospechosas, con un análisis circunstanciado de la operación efectuada con la documentación que soporta el Reporte de Actividad Sospechosa, en aquellos casos donde la actividad sospechosa sea detectada en áreas distintas a los registros y notarías, tales como las direcciones de línea y oficinas de apoyo.

15. Diseñar el Plan Operativo Anual basado en políticas, programas y procedimientos internos de prevención, control y fiscalización de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo que será presentado por la Dirección General del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), ante el órgano de dependencia jerárquica.

16. Diseñar los informes semestrales que, en materia de prevención, control y fiscalización de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, serán presentados por la Dirección General del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) al órgano de dependencia jerárquica.

17. Las demás que le atribuyan las leyes, decretos, reglamentos, resoluciones y demás normativa, así como aquellas funciones que le asigne el Director o Directora General.

    El o la titular de la dependencia con funciones de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo será la autoridad funcional, por lo tanto, las decisiones que en el marco de la ejecución de sus actividades adopte, serán de obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios, funcionarias, empleados, empleadas, trabajadores y trabajadoras de los Sujetos Obligados, de acuerdo a lo establecido en esta Resolución.

    Responsabilidades de la Coordinación de Prevención

1. Recabar, analizar y facilitar la información de las nuevas técnicas utilizadas para legitimar capitales o financiar al terrorismo, a través de las oficinas regístrales y notariales; las cuales deberán ser distribuidas internamente, con el fin de mantener actualizados a todos los funcionarios, funcionarias, empleados, empleadas, trabajadores y trabajadoras del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), sobre las señales de alerta que deben considerar en los actos o negocios jurídicos que realicen los usuarios o usuarias.

2. Elaborar informes con fines estratégicos, en los cuales se haga referencia a la detección de actividades sospechosas susceptibles de constituirse en tipologías de los delitos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, empleadas por la delincuencia organizada ante los Sujetos Obligados.

3. Elaborar planes de capacitación y sensibilización en materia de legitimación de capitales y financiamiento del terrorismo, y presentarlos al titular de la dependencia con funciones de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo para su aprobación; así como, ejecutar las actividades de adiestramiento que le hayan sido establecidas en dichos planes.

4. Mantener actualizados los planes de capacitación de los Responsables de Cumplimiento de los Sujetos Obligados, en materia de prevención, control y fiscalización de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.

5. Crear y mantener actualizados los instrumentos de información, referentes a la Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento del Terrorismo.

6. Llevar las estadísticas correspondientes de los planes de capacitación ejecutados.

Responsabilidades de la Coordinación de Control y Fiscalización

1. Implementar métodos de inspección y revisión, dirigidos a velar por la observancia del ordenamiento jurídico, así como, de las normativas internas, para la prevención, control y fiscalización de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, que deben acatar los Responsables de Cumplimiento y demás funcionarios, funcionarias, empleados, empleadas, trabajadores y trabajadoras del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN)

2. Implementar sistemas de supervisión que permitan realizar un seguimiento continuo y en tiempo real, a fin de detectar tendencias de los usuarios y usuarias, al efectuar actos jurídicos paralelos en varias oficinas regístrales y notariales.

3. Implementar un Sistema Estadístico de Reportes de Actividades Sospechosas (RAS) que permita crear y mantener actualizado un banco de información.

4. Elaborar las respuestas a las solicitudes de información efectuadas por las autoridades competentes, concernientes a la prevención de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.

5. Elaborar un Plan Anual de Inspecciones Ordinarias de seguimiento, a fin de comprobar el nivel de cumplimiento de la normativa, planes, programas y controles internos adoptados por el Sistema Integral de Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo (SIAR LC/FT) en los Sujetos Obligados.

6. Supervisar a los Sujetos Obligados, sobre el cumplimiento de las normas de prevención en materia de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, mediante inspecciones in situ y extra situ a las oficinas regístrales y notariales.

7. Crear, y mantener actualizado, así como suministrar a los Responsables de Cumplimiento, el Registro de Verificación de Información.

Oficiales y Responsables de Cumplimiento

Los funcionarios y funcionarias de los Sujetos Obligados, designados con el cargo de Registradores o Registradoras y Notarios Públicos o Notarías Públicas, son los Oficiales de Cumplimiento del Sistema Integral de Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo (SIAR LC/FT), a quienes corresponde la responsabilidad de verificar y analizar los Reportes de Actividades Sospechosas (RAS), recibidos de áreas sensibles del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), así como ejercer los controles necesarios, a los fines de enviar un análisis circunstanciado de la situación a la Unidad Nacional de Inteligencia Financiera (UNIF).

Los funcionarios y funcionarias de los Sujetos Obligados, designados con el cargo de Abogados Revisores o equivalentes, son los Responsables de Cumplimiento por Área de Riesgo, quienes informarán de su gestión mensualmente a la dependencia del Servicio Autónomo de Registros y Notarías con funciones de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo.

Funciones del Responsable de Cumplimiento

1. Aplicar las normas y procedimientos de prevención y control de las actividades de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo establecidas en esta Resolución y demás instrumentos emanados de la dependencia con funciones de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo.

2. Remitir, previa verificación y análisis por parte de los Oficiales de Cumplimiento, los Reportes de Actividades Sospechosas (RAS) de los actos o negocios jurídicos que se hayan clasificado como sospechosos, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha cuando se formalice el otorgamiento de los mismos, a la Unidad Nacional de Inteligencia Financiera (UNIF), con un análisis motivado y la documentación que los respalde, sin que esta regla menoscabe reportar actividades sospechosas en cualquier momento; a los fines de realizar un reporte de actividades sospechosas, debe recabarse la información que explique y sustente el mismo. En el caso de exceder los cinco (5) días hábiles para reportar, el Responsable de Cumplimiento deberá además anexar un escrito motivado sobre el retardo del reporte.

3. Enviar el informe mensual sobre la gestión y las actividades ejecutadas en materia de prevención y control de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, a la dependencia del Servicio Autónomo de Registros y Notarías con funciones de Prevención, Control y Fiscalización en esta materia.

La dependencia del Servicio Autónomo de Registros y Notarías con funciones en materia de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, debe diseñar y ejecutar anualmente un Plan Operativo, dirigido a prevenir y controlar que los Sujetos Obligados no sean utilizados como mecanismo en la legitimación de capitales o en el financiamiento al terrorismo. El Plan Operativo Anual POA PCFLC/FT debe considerar todas las actividades que permitan la implementación de sistemas enfocados en la detección y reporte de actividades sospechosas, capacitación y adiestramiento para los diferentes funcionarios, funcionarias, empleados, empleadas, trabajadores y trabajadoras de las distintas aéreas sensibles del Órgano de Control y los Sujetos Obligados, supervisión e inspecciones, y demás instrumentos para incrementar la eficiencia y eficacia en materia de prevención y control de la legitimación de capitales o financiamiento del terrorismo. Entendiendo, que las actividades antes señaladas no tienen carácter taxativo, ni limitativo sino enunciativo.

El Plan Operativo Anual debe ser aprobado por el órgano de dependencia jerárquica del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), el cual de igual forma proporcionará los recursos financieros para la elaboración y ejecución del mismo.

Contenido del Plan Operativo Anual POA PCFLC/FT

1. Objetivos: Establecer la acción principal que se espera alcanzar con la ejecución del Plan Operativo Anual de prevención y control de legitimación de capitales y financiamiento del terrorismo POA PCFLC/FT.

2. Acciones Específicas: Conjunto de operaciones, componentes o actividades concretas, medibles y cuantificables, necesarias para lograr el resultado esperado con la ejecución del Plan Operativo Anual POA PCFLC/FT, en las que se deben indicar las actividades o tareas asociadas a cada "acción específica".

3. Responsables: Designar la persona responsable de la ejecución de cada acción del Plan Operativo Anual POA PCFLC/FT.

4. Unidad de medida: Indica la forma de cuantificar las actividades del Plan Operativo Anual POA PCFLC/FT.

5. Meta: Es el resultado que se espera en el desarrollo de cada actividad ejecutada en el Plan Operativo Anual POA PCFLC/FT en un lapso establecido

6. Insumos: Registro de los recursos materiales, humanos y técnicos que serán necesarios para el cumplimiento de los objetivos.

7. Programación física: Señalar la ejecución de las actividades durante determinados períodos de tiempo.

8. Resultados: Son el producto que se generan de la ejecución del Plan Operativo Anual POA PCFLC/FT y materializa el logro del objetivo; el mismo debe ser concreto, medible o cuantificable.

Seguimiento del Plan Operativo Anual POA PCFLC/FT

Código de Ética

Deben señalarse los valores y deberes éticos que permitan encaminar las conductas, a f¡n de aumentar la sensibilidad ante los efectos de la legitimación de capitales y del financiamiento al terrorismo, privilegiando los principios éticos sobre el lucro e intereses personales.

El Código de Ética deberá ser aprobado por el o la titular del órgano de dependencia jerárquica del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN)

Cumplimiento del Código de Ética

Son destinatarios y están sujetos al cumplimiento del Código de Ética en materia de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, todos los funcionarios, funcionarias, empleados, empleadas, trabajadores y trabajadoras, y en especial los Responsables de Cumplimiento de cada área de riesgo del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) La dependencia con funciones de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo instruirá frecuentemente al personal y velará por el cumplimiento del Código de Ética. A tal efecto, se hace necesario entregar un ejemplar del mismo, a todos los funcionarios, funcionarias, empleados, empleadas, trabajadores y trabajadoras de este Servicio, cuya constancia de recepción deberá permanecer en el expediente del personal.

Manual de Normas y Procedimientos de Administración de Riesgos

Los mecanismos de prevención, control y fiscalización de la legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, adoptados por la Dirección General del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), que se regulan en las siguientes secciones de esta Resolución, serán consolidados en el "Manual de Normas y Procedimientos de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo".

El enfoque basado en riesgos deberá estar dirigido a prevenir las actividades de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo en el servicio prestado por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), a través de medidas que hagan desistir los grupos de delincuencia organizada de utilizar los Sujetos Obligados como mecanismo para legitimar capitales o financiar al terrorismo. Por tanto, la administración integral de los riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo debe estar dirigida a minimizar la posibilidad de que sus consecuencias negativas o adversas se materialicen.

Evaluación del nivel de riesgo de los Sujetos Obligados

El resultado de esta evaluación (en términos de Nivel de Riesgo Alto, Moderado o Bajo), deberá ser analizado en un informe técnico para efectos de planificación y determinación del alcance de las inspecciones in situ que se programen.

La dependencia con funciones en materia de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, deberá actualizar su autoevaluación de riesgo una vez al año y cuando considere que los factores que influyen en su nivel de riesgo hayan variado.

Factores que pueden ser considerados de Alto Riesgo

En virtud de la dinámica constante de los delitos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, la dependencia con funciones de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, se encargará de determinar los factores que puedan ser considerados de riesgo, a los fines de que sean aplicados por los Sujetos Obligados, sin perjuicio de los que adicionalmente puedan ser incluidos y calificados en esta categoría, de acuerdo con los procedimientos de calificación de riesgo ejecutados conforme a las instrucciones impartidas por la autoridad competente en la materia, o según las mejores prácticas internacionales de prevención de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.

Política de Debida Diligencia sobre el Usuario o Usuaria, aplicando las disposiciones mínimas que se señalan en esta Resolución, de la siguiente manera:

1. Verificar el documento de identificación suministrado por el usuario o usuaria.

2. Identificar al beneficiario final del negocio o acto jurídico de que se trate, o tercero interviniente y tomar medidas razonables para verificar su identidad.

3. Comprender y obtener apropiadamente información del propósito y naturaleza del acto o negocio jurídico.

4. Conducir la debida diligencia hacia la relación de negocio o acto jurídico y el escrutinio de los actos protocolizados o autenticados emprendidos a través del curso de dicha relación, para asegurar que éstos sean consistentes con el conocimiento que tiene el Sujeto Obligado sobre el usuario o usuaria, sus negocios o actos jurídicos y perfil de riesgo, incluyendo cuando sea necesario, la fuente de los fondos.

En tal sentido, los Responsables de Cumplimiento deberán acatar los procedimientos de evaluación de riesgos tomando en consideración las circunstancias, factores o señales de alerta, para implementar la mencionada política. Es decir, al Nivel de Riesgo Alto le corresponde una Debida Diligencia Intensificada, al Nivel de Riesgo; Moderado le corresponde una Debida Diligencia Mejorada y al Nivel de Riesgo Bajo le corresponde una Debida Diligencia Estándar o Simplificada.

Declaración Jurada de Origen y destino lícito de los fondos

Los Sujetos Obligados deberán proporcionar a las personas naturales y jurídicas, o sus representantes legales, un formato contentivo de la "Declaración Jurada de Origen y Destino Lícito de Fondos" mediante la cual se deje constancia que los bienes, capitales o derechos utilizados para la celebración de los actos o negocios jurídicos objeto de autenticación o protocolización, no guardan relación alguna con capitales, haberes, beneficios, valores o títulos provenientes de delitos graves tipificados en la Ley Orgánica Contra la Delincuencia Organizada y Financiamiento al Terrorismo, de acuerdo con los siguientes lineamientos:

1. La Declaración Jurada de Origen y Destino Lícito de los Fondos debe ser un requisito de carácter obligatorio para los usuarios y usuarias que realicen cualquier acto o negocio jurídico que implique una contraprestación, provecho o ventaja; inclusive los gratuitos.

2. La Declaración Jurada de Origen y Destino Lícito de los Fondos deberá recoger todos los datos e información necesarios para la identificación de los otorgantes y será suscrita por el o los usuarios y usuarias que solicitan el servicio prestado por los Sujetos Obligados en presencia de los funcionarios del área de otorgamiento.

3. La Declaración Jurada de Origen y Destino Lícito de los Fondos debe formar parte del documento o expediente según corresponda, a los fines de poseer un sustento jurídico en el caso de ser necesario realizar un Reporte de Actividad Sospechosa.

Registro Individual de Usuarios y Usuarias

Documentos para la identificación de usuarios y usuarias

En el caso de personas jurídicas domiciliadas en el país, la identificación se efectuará a través del documento constitutivo de la sociedad mercantil. Cuando se trate de personas jurídicas no domiciliadas en el país, dichos documentos y poderes deberán estar legalizados por la autoridad competente del país que corresponda y traducidos por un intérprete legal debidamente certificado por el Estado venezolano.

Identificación de usuarios y usuarias que no actúan por cuenta propia

Verificación de información

Si se ha determinado un mayor nivel de riesgo, deberán emplearse métodos intensificados, que incluyan la solicitud de documentación adicional, la verificación independiente de la identidad del usuario o usuaria a través de la información suministrada por una base de datos pública u otra fuente, fundamentada en los principios de integridad, disponibilidad y confidencialidad.

Personas expuestas politicamente

Esta disposición es extensiva a los familiares más cercanos o su círculo de colaboradores inmediatos.

Debido a que los riesgos planteados para las personas expuestas políticamente son variables de acuerdo a la existencia de diversos factores, deben tomarse en consideración los siguientes elementos:

1. Identificación del usuario o usuaria.

2. Obtención de información relacionada con la condición de Persona Expuesta Políticamente, directamente del individuo.

3. Nacionalidad del usuario o usuaria.

4. Obtención de información respecto a lo señalado en la Declaración Jurada de Origen y Destino Lícito de los Fondos.

5. Obtención de información de las personas que suscriban o figuren en el acto o negocio jurídico con la Persona Expuesta Políticamente.

6. Placer esfuerzos razonables para revisar fuentes de los organismos gubernamentales nacionales o extranjeros.

La dependencia con funciones en materia de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, podrá coordinar con la Oficina de Gestión Fiumana del Servicio Autónomo de Registros y Notarías, la ejecución de políticas eficientes y eficaces destinadas a la revisión continua de los expedientes del personal, con el fin de conocer, verificar los datos e información que allí reposan, y constatar el estilo de vida del personal a su cargo, que deberá ser acorde con el ingreso económico o remuneración percibida en el ejercicio de sus funciones o labores.

Conducta y comportamiento de los funcionarios

Los Responsables de Cumplimiento deben prestar especial atención a la conducta y posibles cambios repentinos del nivel y calidad de vida del personal a su cargo, de ser el caso, debiendo prestar especial atención a su nivel de endeudamiento, el disfrute o no de sus vacaciones, el rechazo a los cambios de sus responsabilidades, tales como: ascensos, traslados y cualquier otro que mejore su nivel y desempeño dentro de la Oficina. La actividad sospechosa deberá ser notificada a la dependencia con funciones en materia de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo del Servicio Autónomo.

Todos los funcionarios, funcionarías, empleados, empleadas, trabajadores y trabajadoras que conforman los Sujetos Obligados en el territorio nacional, deben estar informados, capacitados y concientizados acerca de los delitos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo y otros delitos de delincuencia organizada; por tanto, es conveniente involucrarlos y estimularlos en acciones para la prevención, control y detección de estos delitos, mediante un Plan Anual de Formación y Adiestramiento en materia de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo.

Contenido del Plan Anual de Formación y Adiestramiento

Para el diseño de este Plan, deben considerarse las diferentes funciones que el personal tenga en su respectiva área de trabajo.

A tales fines, deberán establecerse actividades especialmente dirigidas a las siguientes áreas:

1. Formación y Capacitación común para todos los funcionarios, funcionarías, empleados, empleadas, trabajadores y trabajadoras que incluya los aspectos teóricos de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, como conceptos; fases, metodologías, mecanismos, instrumentos, legislación, etc.

2. Actividades de información para los Responsables de Cumplimiento, especialmente en lo relacionado con los riesgos que representa para los Sujetos Obligados de la República Bolivariana de Venezuela, el ser utilizado para legitimar capitales o financiar al terrorismo, las tipologías que hayan sido detectadas en el país o en el exterior; así como, la efectividad de las políticas y procedimientos reglamentarios y de los controles internos adoptados.

3. Constante formación del personal adscrito a la dependencia con funciones en materia de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, a fin de fortalecer las políticas de prevención.

4. Adiestramiento para los Inspectores e Inspectoras adscritos a la dependencia con funciones de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, con énfasis en los métodos y procedimientos para supervisar el cumplimiento de la normativa y los controles internos, debidamente aprobados por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), para la Prevención de los delitos señalados; así como, para evaluar la efectividad de los mismos.

5. Facilitar que el adiestramiento sea impartido a todo el recurso humano, de acuerdo con la estructura organizativa de los Sujetos Obligados, y que de alguna manera tengan relación con las actividades de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo.

Declaración de capacitación y adiestramiento

La dependencia con funciones en materia de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, implementará un documento a suscribir individualmente con el personal del Servicio Autónomo de Registros y Notarías, a través del cual se declare haber recibido información y adiestramiento en materia de prevención y control de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo; el mismo será remitido a la Oficina de Gestión Fiumana para ser incluido en cada expediente personal.

Identificación de los proveedores y proveedoras de servicios

La identificación de los proveedores y proveedoras de servicios, se realizará a través de la cédula de identidad laminada para las personas naturales y, en el caso de las personas jurídicas, la identificación se efectuará a través del Registro Único de Información Fiscal (RIF), de los documentos constitutivos, sus estatutos sociales y modificaciones posteriores, debidamente inscritos en el Registro Mercantil o Público, según sea el caso. En el supuesto que se entable relación comercial con asociaciones cooperativas, las mismas deberán estar inscritas en la Superintendencia Nacional de Cooperativas.

El secreto profesional o confidencialidad debida, no será oponible a las solicitudes de información formuladas por dichas autoridades ni a los reportes que deben efectuar los Sujetos Obligados al encontrarse ante la posibilidad de una actividad sospechosa de legitimación de capitales o financiamiento al terrorismo.

Clasificación de una Actividad como Sospechosa

En consecuencia, se dará parte a la dependencia del Servicio Autónomo de Registros y Notarías, con funciones en Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al.

Terrorismo, de que aquel trámite que se presume involucra fondos derivados de un delito grave, o que se ha conducido o intentado efectuar con el propósito de esconder o disimular dichos fondos o bienes.

Deber del Órgano de Control

El establecimiento de los controles, así como, la existencia del Sistema Integral de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo SIAR LC/FT y de los Reportes de Actividades Sospechosas que se remiten a la Unidad Nacional de Inteligencia Financiera, no eximen a los Directivos y demás personal del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), del deber de ejecutar las acciones necesarias para reportar y canalizar la información necesaria cuando detecten una actividad sospechosa.

Deber de prestar el servicio y la obligación de informar

Cuando el usuario o usuaria solicite efectuar un acto o negocio jurídico del cual en el proceso de verificación se detecten indicios o presunciones de que está relacionado con los delitos de legitimación de capitales o financiamiento al terrorismo, el Responsable de Cumplimiento deberá reportar la actividad sospechosa a la Unidad Nacional de Inteligencia Financiera, e informar el estatus del referido trámite a la dependencia con funciones de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales para que supervise y active los controles pertinentes en el marco de su competencia.

En consecuencia, el Reporte de Actividad Sospechosa no requiere de las formalidades y requisitos de una denuncia penal, ni acarrea responsabilidad penal, civil o administrativa contra el Sujeto Obligado y su personal, o para quien lo suscriba.

A tal fin, el Responsable de Cumplimiento del Sujeto Obligado deberá considerar las políticas establecidas en el Manual de Normas y Procedimientos, las señales de alerta y los factores de riesgo establecidos por la dependencia con funciones en Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, considerando también sus máximas de experiencia y análisis que haya realizado, sin establecer un umbral monetario para realizar el Reporte de Actividad Sospechosa.

Formulario para elaborar los Reportes de Actividades Sospechosas

Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, suministrará a los Responsables de Cumplimiento los formularios para elaborar los Reportes de Actividades Sospechosas y el Instructivo con las especificaciones de llenado de los mismos y las consideraciones a tener en cuenta, cumpliendo con las especificaciones que dicte la Unidad Nacional de Inteligencia Financiera, a objeto que la información aportada pueda ser analizada y sirva como soporte en las investigaciones que inicien los órganos de investigación penal.

Los Reportes de Actividades Sospechosas deben ser acompañados con la documentación del acto o negocio jurídico protocolizado o autenticado, que sustente los indicios o las presunciones de actividades sospechosas, informe detallado del acto o negocio jurídico inscrito, la conclusión emitida por el Responsable de Cumplimiento que suscribe y de todo lo que se considere necesario para facilitar la evaluación y análisis de los hechos de la actividad reportada por parte de la Unidad Nacional de Inteligencia Financiera.

Lapsos para Reportar

1. Remitir los Reportes de Actividades Sospechosas de los actos o negocios jurídicos que se hayan clasificado como sospechosos, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha que se formalice el otorgamiento de los mismos, a la Unidad Nacional de Inteligencia Financiera. Sin que esta regla menoscabe, que se pueda reportar actividades sospechosas en cualquier otro momento del protocolo registral; entendiendo que para realizar un RAS se debe recabar la información que explique y sustente el mismo.

2. En aquellos casos donde se detecte una actividad sospechosa después de vencido el plazo establecido para su reporte a la Unidad Nacional de Inteligencia Financiera, motivado a la complejidad del acto, una nueva tipología empleada o cualquier otro motivo que lo justifique, anexará un escrito al formulario del reporte, explicando la circunstancia que originó el retardo.

3. En caso que no haya clasificado ningún acto o negocio jurídico como sospechoso, durante el lapso de treinta (30) días continuos, deberá dejar constancia en Acta sobre el particular dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir del vencimiento del lapso antes descrito, y anexarla al informe mensual que debe ser remitido a la dependencia con funciones en Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo.

Canal de Reporte

1. El envío de forma electrónica, mediante el Sistema de Reporte de Actividades Sospechosas (SIRAS)

2. El envío de forma física, acompañado de la documentación que lo sustente, en sobre sellado a la sede de la Unidad Nacional de Inteligencia Financiera.

3. El Responsable de Cumplimiento deberá conservar en forma física y digital los Reportes de Actividades Sospechosas, durante un período mínimo de cinco (5) años a partir de la fecha de remisión de los mismos.

Informe Mensual

Los Responsables de Cumplimiento de los Sujetos Obligados deben remitir dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes, un informe mensual a la dependencia con funciones de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, sobre el proceso de los Reportes de Actividades Sospechosas llevado con la Unidad Nacional de Inteligencia Financiera, donde se especifique el número y tipo de actos reportados, y solicitud de envío de información complementaria a dicha Unidad que fundamente la Actividad Reportada e incidencias en el proceso de reporte.

Revisión de listas

El Responsable de Cumplimiento deberá efectuar una exhaustiva revisión de las listas emanadas del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas, referidas a las personas, organizaciones o países que en particular fuesen sometidos a sanciones por el financiamiento al terrorismo, y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, para los actos o negocios jurídicos presentados ante los Sujetos Obligados. En tal sentido, las listas serán remitidas a las oficinas regístrales y notariales por la Dirección General del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN).

Remisión de los casos

El Responsable de Cumplimiento deberá prestar especial atención a los actos o negocios jurídicos que presenten características inusuales o sospechosas relacionadas con el financiamiento al terrorismo, y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, a los fines de hacerle el seguimiento correspondiente y, en los casos aplicables, remitirlos de manera inmediata a la Unidad Nacional de Inteligencia Financiera.

Mecanismos de Coordinación

Los Sujetos Obligados deberán coordinar el aporte inmediato, oportuno y veraz, así como el intercambio de información, sobre las actividades de legitimación de capitales, financiamiento al terrorismo, y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, cuando ésta sea requerida por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), o por los órganos de investigación penal competentes para ello.

Requerimiento de Información por las Autoridades con competencia u otros Órganos de Control

La información solicitada por los Órganos Jurisdiccionales, el Ministerio Público, órganos de investigación penal, así como por la dependencia del Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN) con funciones en Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, u otro Órgano de Control, se remitirán en un lapso no mayor de ocho (8) días hábiles, incluyendo las conclusiones de las actuaciones solicitadas, anexando copias certificadas o simples de la información requerida, según el caso.

Prohibición de suministrar información del proceso de Reporte

Los Sujetos Obligados, o los funcionarios, funcionarías, empleados, empleadas, trabajadores y trabajadoras de éstos, no comunicarán o revelarán al usuario o usuaria, ni a terceros, que se ha efectuado el reporte a la Unidad Nacional de Inteligencia Financiera, u otras autoridades competentes, como una actividad sospechosa, así como tampoco que se está examinando alguna operación sospechosa vinculada con dicha información. Tampoco podrán revelar que la han suministrado a otras autoridades competentes.

Implementación de sistemas automatizados

El Sistema Integral de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo SIAR LC/FT, así como la dependencia con funciones en materia de Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, deben crear y mantener actualizados los sistemas automatizados cuyo nivel tecnológico permita la mayor cobertura de las políticas de control y prevención en esta materia, facilitando el cumplimiento eficaz, eficiente y efectivo de las mismas, y a la vez generar comunicación é información efectiva con los Sujetos Obligados permitiéndoles lo siguiente:

1. Utilización de Aulas Virtuales para impartir información en materia de prevención y control de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.

2. Remitir los Reportes de Actividades Sospechosas a la Unidad Nacional de Inteligencia Financiera en el lapso establecido en esta Resolución, utilizando herramientas tecnológicas que garanticen la seguridad de la información y la confidencialidad de los Responsables de Cumplimiento.

3. Remitir Actas e Informes mensuales, debidamente documentados.

4. Operar un escritorio de ayuda donde los Responsables de Cumplimiento puedan hacer consultas, solicitudes o generar alertas.

5. Verificar información.

6. Tener acceso y supervisar el registro digital de todos los actos o negocios jurídicos que efectúen los usuarios y usuarias, independientemente del valor monetario de los mismos, a los fines de detectar actividades inusuales.

7. Tener registros de los usuarios y usuarias.

8. Detectar formalización de trámites paralelos.

Supervisión del cumplimiento de las normas

El Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), deberá remitir al órgano de dependencia jerárquica, un Informe Semestral sobre Prevención, Control y Fiscalización de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, referente al cumplimiento de los métodos y procedimientos internos implementados por los Sujetos Obligados para prevenir los intentos de ser utilizados como medios para legitimar capitales, financiar al terrorismo, o financiar la proliferación de armas de destrucción masiva; así como, evaluar el cumplimiento de los deberes que establecidos en las disposiciones legales dictadas por las autoridades competentes, relativas a estos delitos.

Derogatoria

Vigencia

Comuníquese y publíquese.

Por el Ejecutivo Nacional.